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2014/11/19

結婚式二次会の幹事を頼まれたらこう準備しなさい 〜ベテランが教える運営マニュアル〜

結婚式二次会パーティー
親しい友人から、急に結婚式二次会の幹事を頼まれたらどうしますか?

いつの頃からかわかりませんが
「結婚式の二次会、幹事をお願いしてもいいかな?」
「二次会パーティーの司会を頼みます!」
などと依頼されることが多くなりまして。これまでに私が関わった結婚式二次会の数は15組以上。もはやベテランと言って差し支えないでしょう。

そんなわけで、私が結婚式二次会の幹事・司会を頼まれた時にどうやって準備、運営していくのかをまとめてみました。

スケジュール

幹事を依頼されてから、当日までのながれは大体以下のとおりとなります。

  1. 新郎新婦と幹事の顔合わせ
  2. 会場との打ち合わせ
  3. レジュメ作成
  4. タスクリストに沿って準備
  5. (当日)抜かりなく運営

だいたいこんな感じ。だいたい、毎回、こんな感じで開催。

1.新郎新婦と幹事の顔合わせ

まずは新郎新婦と幹事グループの顔合わせ兼打ち合わせを行ってもらいましょう(ここは新郎新婦仕切りで)。

あ、その前にまず、もし万が一新郎新婦が「幹事、一人でできるっしょ?」などと言ってきた場合は全力でこれを阻止します。幹事チームは最低でも2人以上(できれば新郎・新婦側から2人ずつの4人体制ぐらい)でないと痛い目を見ます。自分が。

最初の顔合わせで確認すること

顔合わせの際に確認するのは、

  • 会場の規模、収容人数
  • 何人に声をかけているのか(かける予定か)
  • 会費(男女)
  • 式次第(ケーキカット・ファーストバイトの有無、ウェルカムスピーチ、お開き前の挨拶はどちらがやるのか、など)
  • 乾杯の挨拶をお願いする人
  • 受付・会計・音響・DJなどの役員
  • BGM
  • ゲーム、企画内容

など。こんなにあるの?と思った方もいるでしょう。あるんです。

新郎新婦は式の準備で、結婚式二次会の幹事メンバーも普段は仕事などで忙しいですから、第一回目の打ち合わせで決められることはできるだけ決めてしまったほうがよいです。次に全員が集まれるなんて保証はどこにもありません。

つまりはこの最初の打ち合わせで、パーティーがパリナイになるかパーチーになるかが決まると言っても過言ではありません。どうせなら素晴らしいパリナイにしましょう。2つの違いは私もよくわかりません。

会場を決めなければいけない/ゲームの景品選びが面倒くさい

会場がまだ決まっていない場合は二次会MOREなどの業者を使うのも有効だと思います:)

また、頭を悩ますゲームなどの景品選びですが、景品専門店 景品いちばは目録のパネルが送付され、景品は後日配送となるため荷物が減ってとっても便利です。

LINEグループを作ると便利

あとは、この際にLINEなどで幹事陣が連携をとれるグループチャットを作っておくと良いでしょう。スカイプでもチャットワークでも何でも良いですが、二次会の幹事をする人は色んな人がいますから(PCが使える使えない、など)、私はいつもLINEを使用してます。

LINEグループ
確認事項は会話で、決定稿はノートへ追加。便利です。

出欠確認(お誘い含め)は誰がやるの?

どんなに素晴らしい出し物が合ってもゲストがいなければ意味がありません。
二次会のお知らせをするのが新郎新婦なのか、幹事に任されるのかは大事なポイントです。

どちらにせよ、出欠確認を取る場合はGoogleフォームを使用すると非常に便利です。

Googleフォーム
Googleドライブで簡単にフォームは作成できますので、お誘いメールのあとに短縮リンクを貼り付けて
「参加・不参加の連絡はこちらからお願いします」的な一文を付ければOK。

参加者リスト
送信してもらったフォームは自動的にこんな感じでGoogleスプレッドシートにまとまりますので、当日受け付けで使う参加者リストも簡単に作成することができます。

メールの送信は色んなツールがあるんでしょうが、結局アドレスのリストを新郎新婦に出してもらってBCCで一括送信するのがベターだと言うことに気がつきました。知らないドメインからのメール受信拒否設定をしている人は意外と多いので…。

この作業がぶっちゃけ一番面倒くさいですが、まぁ仕方ないですな。むしろ何か良いツール知ってたら教えて下さい。

2.会場との打ち合わせ

顔合わせが終わり、あらかたの式次第などが固まったら会場との打ち合わせのアポを取りましょう。
できれば新郎新婦が一緒にいける日がいいと思います。

会場で確認すること

会場で確認することはこんな感じ。

  • 会計、料金体系
  • 当日の流れ、注意事項(ウェルカムドリンクのタイミングや喫煙所の有無などなど…)
  • 音響(マイクなど)はどうなっているか?
  • DVD、PCが使用出来るか(モニターとの接続含め確認する)

会計に関する事項は新郎新婦も聞いているでしょうが、間違いがあってはいけませんので改めて押さえておいた方が良いでしょう。

会場で一番大事なのはやはり音響・映像などの機器関係。凝った出し物をするイベントであれば、PC、ディスプレイとの接続用ケーブルの種類などはきちんと確認しておきます。

名刺持っていくこと

あと、会場にいく際は名刺を持っていって先方の担当者さんと仲良くなりましょう。相手が
「あ、名刺を切らしてまして…」
と恐縮してきた場合、精神的優位に立つことができます。立ってどうする。

とにもかくにも、会場の協力無くして良いパーティーは成り立ちません。担当者の方や店長さんには礼をつくして仲良くしましょう。

3.レジュメ作成

さて、大体の外堀が埋まり、会場との打ち合わせも終わったところで、レジュメを作成していきます。

レジュメ
ここで言うレジュメはこんな感じで、式次第、役員体制、注意事項などをA4用紙一枚にまとめたもの。幹事メンバー・新郎新婦が編集できるよう、Googleスプレッドシードでの作成がオススメです。

テンプレートみたいなやつ(Excelファイル)を作成しましたので、必要な方は以下からダウンロードして適当に使って下さい。

4.タスクリストに沿って準備

さあここまで下準備が固まったら、タスクを一つ一つこなしていくのみ。
私はタスクリストのシートをレジュメに追加して、終わったものからチェックしていく形をとっています。

ビンゴゲームなどの景品、備品の準備、出し物をやってくれる方への連絡、会場への連絡などなど…やることは少なくありませんが、タスクを全て目に見える形にして担当をしっかり決めていけば、果てしなく思える道も少しずつ見えてくるはず。

LINEグループで他の幹事、新郎新婦と連携をとりつつ準備を進めていきましょう。

5.(当日)抜かりなく運営

司会をやる私
いよいよ当日。ここまでの準備を活かし、滞りなく運営していきましょう。

備品など、必要なものはかならず持っていくように!前日にきちんと準備をしましょう。
ちなみに私はPCとディスプレイを繋ぐケーブルを家に忘れ、近くの電器店まで買いに行ってもらった経験があります。草刈くんあの時はありがとう。


あると嬉しいもの

さて、ここからは番外編ですが、二次会を運営する上であると超便利なアイテムを紹介しましょう。それは、トランシーバー。

会場を取り仕切る幹事と司会が持ったり、音響担当に持たせたり、使い方は自由ですが、これがあると運営が超捗ります。1台だけだとただの競馬聞いてる人みたいになるので、2台以上持っていきましょう。
↑のやつなんかは値段も手ごろだし2台セットなのでちょうどいいと思います。

ちなみに私が持っているのはALINCO製のトランシーバーです。アルインコかわいいよアルインコ。あとはICOMとかオススメです。

あると喜ばれるもの

あと、これも必須ではありませんが、2次会パーティー案内用の簡単なWebサイトを作ってあげるのも非常に喜ばれます。

ホームページ
内容は会場・日時・参加申し込みフォームへのリンク・幹事の連絡先などなど。アップ先はDropboxのPublicフォルダにでも突っ込めばおk。

前もってこれが準備できれば、「詳細はこちらのホームページをご覧下さい」と言った感じで、新郎新婦(or 幹事)から参加者へ送る招待メールが一度で済む訳です。

こんな簡単なページでいいと思います。余裕があれば新郎新婦の写真とか入れてあげてください。

下にサイトの圧縮データをダウンロードできるようにしておきますので、使いたい人は使ってみてください。


とまぁなんだかとりとめの無い感じにはなりましたが、私はこんな感じで結婚式二次会の幹事をやってますよ、と言う記事でした。
司会に関してほとんど触れることができませんでしたので機会があれば(要望があれば)いずれ書きたいと思います。

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