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2013/05/22

とんでもなく参考になりすぎるEvernote使用例 7 〜@takaiphone2010 の全ノートブック晒し&Evernote運用術〜

トップイメージ

OZPA表4をご覧のみなさま。はじめまして、今回寄稿させていただくことになりましたtaka( @takaiphone2010 )と申します。
iPhoneとEvernoteが大好きな岡山在住のサラリーマンです。

普段はCrossModeLifeというブログにてiPhoneやEvernote関連はもちろん、生活の中で役立った情報や気になったことなどをマイペースに書いております。

私はEvernoteを使い始めて約2年ほど経ちますが、今ではEvernoteは生活の一部となり、ノートブックやノート数もそれなりに増えました。また日々利用して行く中でいろいろな気付きもあり、試行錯誤しながら運用もしてきました。

今はそれなりに快適なEvernoteライフを送っておりますので、思い切ってOZPA表4に寄稿をお願いさせていただいたところ、快く承諾いただきましたので、私のノートブックと運用方法を晒して行きたいと思います。
この記事が少しでもEvernoteの整理・運用方法に悩んでいる方の参考になれば幸いです。


私にとってのEvernoteとは

まず、私にとってのEvernoteとは、例えるなら「書斎のデスクの上に置いてある収納ボックス」でしょうか。

 

収納ボックス
こんなイメージの引き出し状のボックスですね。この引き出しがたくさんある感じです。

ただのボックスではなく「収納」を付けたのには「なんでもかんでも放り込んでおく箱ではなくて、きちんと仕切りで整理された引き出しである」という意味をこめてのことです。
Evernoteの整理方法には「ノートブックを使用するタイプ」や「タグを多用するタイプ」など様々な分類がありますが、私はスタックとノートブックをきちんと分けて情報を収納して行く整理タイプのユーザーです。

私は整理整頓が嫌いな方ではないですが、「めんどくさがり」というのには違いないです。
そのめんどくさがりな私でもきちんと整理して管理して行こうと思ったのには様々な理由があるのですが、とりあえず私のノートブックの全貌を晒してみましょう。

これが私のスタックとノートブックだ!

下記の画像が私の現時点のスタックとその配下にあるノートブックです。

130522 evn taka 02

ノートブック
スタックが12個、ノートブックは計97個です。ノート数は5400ほどです。

スタックとノートブックできちんと整理している理由

先ほども記したとおり、私がスタックやノートブックできちんと情報を整理しているのには理由があります。
整理するのが性格的に嫌いじゃないというのもあるんですが、大きな理由は、検索機能だけでの検索スピードに難を感じ始めたからです。

情報量が少なければ、Evernote全体に対して「Google検索をかけるように」目的の情報へ到達することができます。
でも、情報量が増えれば増えるほど検索結果にノイズが多くなり、目的の情報が見つけずらくなります。

ネット上の検索と違って、検索母体は自分が放り込んだ情報だけですから、むやみやたらに放り込んだ箱から探すよりも、ある程度整理された引き出しから探す方が圧倒的に情報検索は早くなるというわけです。

Evernoteは100年企業を目指しています。それに合わせてではないですが、私も一生Evernoteを使おうと思っています。
現時点ですでに5000を超えるノートができていますが、今後もどんどん増えて行くでしょう。
だからこそ、1つの箱にすべてを詰め込んで検索だけに頼るのには限界があると感じました。
これから先長く使って行くためにはやっぱり整理は必要だと思ったわけです。

Evernoteの整理ルール

1つ1つのノートブックの紹介をする前に、まずは私のEvernoteの整理ルールを紹介したいと思います。

項番の役割とルール

まずスタックとノートブックには数字5桁の番号(項番)を付けています。

 

項番ルール
この項番には上図のように自分なりに役割とルールを設けてます。

項番の1、2桁目はスタックを区別するための桁で00〜99まで使えます。(一生かかってもここまでスタックが増えることはないと思いますが、1桁じゃ少ないので。)

3桁目は予備桁というか自由に利用できる桁としています。優先順位、ステータス、フラグなどです。

例えば、あるスタックに属するノートブック群の中でA群とB群にノートブックに区分けを作りたくなったとします。
そういった時に、A群にはこの3桁目を1、B群には9を割り振れば並び順で分かれます。
他にも利用用途はいくらでもあると思いますが、そういった時に利用できる桁です。実際に使っている部分も後ほど紹介します。

4、5桁目はノートブック用の項番です。スタック内のノートブックの項番として利用します。

運用ルール

続いては運用ルールです。以下3つが運用のルールです。(ノートブックの設け方についてです。)

1. よく見るノートブックは00○○○番台に移動させる

よく見るスタックやノートブックはできるだけアクセスしやすいように上のほうにあるのが好ましいです。(PCでは難を感じませんが、画面の狭いモバイルアプリから閲覧する時に見やすくなります。)
私の場合は、このよく見るスタックやノートブックが変わったり増えたりする場合があるので、項番を変えることで移動できるようにしています。

具体的には、スタック番号00配下に持ってくることで優先度が高くなると言う寸法です。
とにかくよくアクセスするスタックやノートブックができたら、ここに移動させます。

2. ノートブック内に同じ種類のノートがたくさんでき始めたらノートブックとして独立させる

1つのノートブックの中に同じ種類のノート情報がたくさんできてきたら、ノートブックとして独立させるようにしています。

3. 自動連携があるノートブックは項番を打たず、最後に配置する

また、日々自動的にEvernoteに連携される情報(主にライフログ関連の情報)を貯め込むノートブックは項番を打たずにいきなりノートブック名としてノートブック一覧の一番最後に配置されるようにしています。(スタックの99000_ログ配下のノートブックがそうです。)

なぜこんなルールにしているかというと、自動連携するノートブックに項番を付けていると項番が変わるたびに自動連携の設定を変えていかないといけないからです。
実際にこのようなことが何度かあり、その度に設定をすべて見直さないといけなくなり苦労したのがきっかけです。

スタックごとのノートブック解説

ノートブックは現時点で97個もあるので1つ1つのノートブックについて紹介していたら日が暮れるどころか夜が明けそうなのでスタックごとに特徴あるノートブックのみ手厚く紹介したいと思います。

00100_ブログ

ブログ
まずは「00100_ブログ」スタック配下のノートブックについてです。

運用ルールで書いた通り、このブログスタック配下にアクセスする事が多いため、001○○に配置しています。

記事ネタの格納・整理

記事ネタについては「00103_記事ネタ(未投稿)」、「00103_記事ネタ(投稿済)」、「00103_記事ネタ(ボツ)」の3つのノートブックで管理してます。
記事ネタについて思いついたときはすぐにiPhoneから登録します。

思いついた記事ネタ登録にはiPhoneアプリ「FastEver」を専用にしており、このアプリからメモした際には「00103_記事ネタ(未投稿)」に連携されるようにしています。

価格: ¥170 (記事公開時)
カテゴリ: 仕事効率化

また、私はiPhoneからブログを書くことが多いのですが、ブログを書く時にもこの「00103_記事ネタ(未投稿)」のノートブックを参照します。これにはEvernoteの検索に特化したアプリ「withEver」を使っています。
具体的には、このアプリのURLスキームを利用してホーム画面から1発でアクセスできるショートカットを作成しています。(witheverの検索が超絶便利に!URLスキームを使って一撃で検索する方法)

価格: ¥85 (記事公開時)
カテゴリ: 仕事効率化

ブログ関連の自動連携データは実データ場所の案内情報のみ

例えば「00108_GAログ」はGoogleAnalytics(以降、GA)のレポート情報を貯め込む用のノートブックなのですが、実際にはレポート情報は入っていません。

GAログ
入っているのは上記のような実際にレポート情報が貯め込まれているノートブックの場所情報です。

私はGAのレポート情報をGAからEvernoteへ自動連携させているですが、このようなシステムからの自動連携情報は運用ルール3.にあるとおり、「99000_ログ」スタック配下のノートブックにに連携されるようになっています。
でも、実際に探す時にはブログ関連情報なのでブログスタック配下を探してしまう可能性があります。

なので、どこに置いてあるかがわかるように道しるべとなるノートを1つだけ置いています。(本当はノートブックへのリンク機能があればいいんですが、現状無いみたいなので、ベタにテキスト情報を書いています。)

「00109_記事バックアップ」も同じく自動連携しているので、実際は「99000_ログ」スタック配下にあります。

ブログの環境設定もログとして保管

「00110_環境設定ログ」にはブログのデザイン変更やWordPressのプラグイン設定などの履歴情報を入れています。

いろいろとブログの環境にカスタマイズや変更を加えて行くと、いつなにをやったか?がわからなくなり、後で元に戻したりする時に大変なので情報を残しています。(ブログの設定履歴はEvernoteに突っ込んでおくと便利)

00200_子供・家庭

子供・家庭
続いては、「00200_子供・家庭」スタック配下のノートブックです。
こちらは、最近子供が生まれたということもあり、利用頻度が高くなったので、002○○に配置させています。

各ノートブックはノートブック名を見てもらえれば想像がつくと思います。
「目標」には子育てでの目標なんかを入れてます。写真はとにかく子供や家族での写真を入れる場所です。
資料、Web情報、アイテムは子供、家族に関連するものをいろいろと貯めていってます。(子育てにEvernoteを使う準備をはじめました。)

01000_プロジェクト

プロジェクト
ここからは、上記2つの優先度の高いスタックとは変わって、利用頻度は通常ということでスタック用番号01から始めているスタック(ノートブック群)になります。

このスタックの中にはプライベートでのプロジェクトと言えるものをノートブックとして作成しています。
とりあえず、そのプロジェクトに関わる情報をいろいろと貯め込んで行きます。(アプリ開発は数の割には何も進んでません(笑))

このスタック配下では、項番ルールで書いた真ん中3桁目の番号を使っています。
使い方は完了フラグとしての利用です。完了した(終わった)プロジェクトは3桁目を9にしてスタック内の一番下に来るようにしています。

02000_目標

目標
Evernoteに目標を置いている方も多いと思います。私も同じで毎年の目標を書き込んでここに置いています。

オアシスノートは「Evernote情報整理術」の著者である@beck1240 さんのマネをして作成している、いわゆる「自分の元気が出る情報」を詰め込んだノートブックです。

「タイムカプセル」というのは個人的に昔に自分の考えていた事ややりたかったことなどを書いて暗号化して保存しており数年後に開ける予定です。自分だけの個人的に楽しむタイムカプセルです。(未来の自分への手紙。Evernoteにタイムカプセルを作ろう!)

03000_ルール&チェックリスト

ルール&チェックリスト
「03000_ルール&チェックリスト」は私の独特なノートブック群かもしれません。

ルールというのは自分ルールというか、私が私の中だけで設けているものです。考え方のプロセスであったり、生活の中での習慣ルールや、趣味の中でのルールなど、いろいろと設けてます。このルールやそれに伴うチェックリストなんかを作って入れてあるノートブックです。

結局何がしたいかというと、毎回ぶれない自分でいたり、同じルールやフォーマットでものごとをこなしたりと統一性を持たせたいというところです。

毎日のように行う作業であればルールなんか書いておかなくても忘れないんですが、たまにしか行わない作業だと、以前はどんな方法でこなしたか分からなくなります。

たまにしかとらないライフログやルーチン的な買い物ごとなど、自分の中で統一させたいことを書いておいて、疑問がわいたら確認をするようにしています。

04000_ブレイン

ブレイン
「ブレイン」、脳みそを指しています。
自分の頭の中に入れておきたいことを中心にノートブックを作成しています。

入っている情報のカテゴライズはノートブック名を見てもらえればだいたい分かると思うのですが、例えば「04004_教訓」には、日々の生活でこれは同じ失敗を繰り返したくないなと思ったことなどを入れています。

また「04005_言葉」には、印象に残った発言や本で読んだ気に入った言葉などを入れています。

このブレイン配下のノートブックには日々の生活の中で突発的に情報が入ることが多いので、iPhoneアプリから思いついたり、記録したい時にすぐに登録できるようにしています。
そのために使っているアプリが「えばろぐ」というアプリです。
このアプリはEvernoteへの登録形式(フォーマット)をあらかじめ作成しておいて、フォーマットを簡単に切り替えてパターン別に登録できるアプリです。(ライフログ管理にえばろぐを使ってみることにした)

価格: ¥170 (記事公開時)
カテゴリ: 仕事効率化

05000_WISH

Wish
「WISH」、願望を指しています。
見ての通り、やってみたいこと、会いたい人、行きたい場所など、自分の願望についてノートブックを分けています。
実現したことはEvernoteのチェックボックスを利用してチェックを入れています。

06000_コレクション

コレクション
自分のコレクションに関するノートブック群です。
ここのノートブックは「06007_名刺」を除いて、基本的に自分が気に入った情報を入れています。
日々の生活で「これは、気に入った!」と思った情報を蓄積しています。

07000_Webスクラップ

Webスクラップ
Webクリップを集めたノートブック群です。

もともとは、「06000_コレクション」スタック配下にあったのですが、量が増えてきたため、自分の運用ルールに従い、ノートブックをジャンルごとに分けて独立させました。

WebクリップはEvernoteの1つの醍醐味だと思います。基本的に気になった、気に入ったの2つの観点でクリッピングをしています。

基本的にiPhoneからWeb閲覧することが多いため、Webスクラップには「Sylfeed」というアプリが便利でずっと使っています。(私がSylfeedを使う4つの理由)

価格: ¥250 (記事公開時)
カテゴリ: ニュース

08000_生活

生活
生活に関する情報をまとめています。
こちらもノートブック名を見てもらえればわかるかと思いますが、各種請求書や保険の契約書だったり、あとは大事な給与明細なども入っています。

請求書などはだいたい紙ベースなのでScanSnapで取り込んでペーパーレス化を行っています。(ScanSnap S1300が届いたので早速Evernoteとの連携を行った)

09000_仕事

仕事
こちらは仕事とあるのですが、決して会社で利用する仕事の情報を入れているわけではありません。(会社の情報を社外に持ち出す事はNGですから)

ここでは自分が仕事をして行く中で気付いたことや、スキルアップするためのメモや情報などを中心に入れています。
仕事での自己スキル磨きにあたる情報でしょうか。

99000_ログ

ログ
最後にログ情報を格納するノートブック群です。

こちらはライフログを中心とする、自分がログとして残しておきたい情報を貯め込んでいます。

ログ情報に関してはできるだけ、自動化を図りたいため、IFTTTのサービスを中心に日々自動的にEvernoteへ情報が連携される仕組みを構築しています。

先に書いた通り、このログスタック配下のノートブックには項番を振っていません。
先ほども記したとおり、項番を付けると項番が変わった際に自動連携設定をいちいち修正しなければならないからです。

ライフログなど含めて私の情報連携術については以前に下記の記事を書きましたので興味あればどうぞ。

iPhoneとクラウドを使った自分の情報連携フローをぜ〜んぶ書き出してみた!(2013年1月) | Cross Mode Life

ということで、スタック単位で概ね私のノートブック構成が分かっていただけたと思います。

ちなみにタグは?

ちなみにタグは使っていないわけではありませんが、数を絞って多くならないようにしています。

 

タグ
見ての通り基本的にはノートブックで情報を整理しているので、ノートブックの中で明確に切り分けしたい時やノートブックを横断しての情報検索で必要性を感じるものにだけ利用しているといった感じです。

例えば「サービスタグ」には自動連携させているサービス名をタグとして付与しているのでそれらのタグです。

「感情タグ」は、「気に入った」や「気になった」など、自分の中で決めた5つの項目だけを準備しています。

「個別タグ」は、各ノートブックの中で個別に必要となったタグです。名刺の中でのイベント名だとかです。

「請求書タグ」は請求書をノートブック内で仕分けする時に利用しているものです。

まとめ

ということで、私のEvernoteのスタックとノートブック構成を晒しました。

最初に書いた通り、私はEvernoteの整理整頓タイプのユーザーです。
私と同じように整理して使うのであれば、やっぱり先の事も考えた自分なりの運用ルールを作るのがいいのではと思います。

ただ、いきなり一生使えるベストなルールは作れないはずなので、考える前にとにかく使い倒していろいろと試行錯誤するべきです。
そして運用ルールは使って行く中で微改訂を繰り返して行きます。そうすると自然に自分にあった運用方法が見えてきます。
自分もその繰り返しで今に至りますし、もちろんこれからも改訂が入って行くと思います。

決してガチガチに整理することがベストではないのですが、ほどよい整理整頓と自分にフィットした運用ルールが出来上がってくるともっともっとEvernoteに情報を入れたくなってきます。

もしEvernoteに情報は預けているけど、なんか気持ち悪いと感じているのであれば、Evernoteのほどよい整理をオススメします。

CrossModeLifeのtaka( @takaiphone2010 )でした。

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