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2011/07/04

とんでもなく参考になりすぎるEvernote使用例 4 〜@Surf_Fish のノートブック超整理術〜

今回寄稿の機会をいただきました@Surf_Fish こと「はま」と申します。「はまラボ」というブログを運営しています。ブログの方では、Evernote、TaskChute、ライフハックに関する記事を書いています。

はまラボ

ブログ名の通り、リアルでは化学の研究を仕事としていますが、その実態はサラリーマンです。一人のサラリーマンがどのようにEvernoteを使用しているのか、という一例として見ていただくのが良いかと思います。

@Surf_Fishのノートブック

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運用の基本思想は「GTD」

原典通りのGTDを再現しているわけではないのですが、私がEvernoteを運用する際の基本にしているのは「GTD」です。ノートブックは「タスクの状態(可動)」、タグは「属性(不動)」を表すために使用します。

タグは後から見返すときに絶対に見失いたくないものにしか付けませんので、タグの使用数は少ないです。そのかわり、ノートブックは区切り用を除いて62冊あります。

私のノートブック管理のキモは「スタック」

62冊もあるノートブックを全て一列に並べてしまうとわけがわからなくなってしまいますので、まず6つのスタックで仕分けしています。各スタックの区別は「自分の思考モード」で行っています。

・スマートフォン(外出先)モードのスタック「Mobile」
・プライベートモードのスタック「Life」
・仕事モードのスタック「Business」
・ブロガーモードのスタック「Blogger」
・見返すモードのスタック「Collection」
・未来の自分モードのスタック「Future」

といった分け方にしています。

思考モードでスタックを分けることにより「そのモードの作業に集中できる」ところが気に入っています。

トリプルインボックスシステム

詳細は後述致しますが、仕事関係のノートは全て「仕事用Inbox」に、それ以外のノートは「通常のInbox」、「自動作成ノート用Inbox」のどちらかに着地します。

インボックスを3つに分けている理由は3つありまして

(1)仕事に関するノートは絶対にその日のうちに振り分けたい。(仕事用Inbox)
(2)それ以外のノートはがつがつせずに適宜振り分けたい。(通常のInbox)
(3)でも自動送信されてくるノートは優先度が低いので区別したい。(自動作成ノート用Inbox)

一言でまとめるなら
「毎回全てのノートに等しく力をかけて振り分けなんてやってられないよ!」
ということです。

それではノートブック紹介に参りたいと思います。

01_Mobile

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1_@Out/Shopping

外出先でスマートフォンから見たいノートは外出前にここに突っ込みます。「今日の飲み会のお店の情報」や「終電の時間」だったり、チャンスがあればすぐ見返したい「買いたい物リスト」「ゆるく欲しい物リスト」など。

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2_@Local

地元に帰省したときにやるべきタスクや、行ってみたいお店の情報、帰省前の準備物リスト、などを突っ込むノートブックです。

3_@Tokyo

オフ会のときにやりたいこと、もしこの人と会えたら話したいことだったり、ついでに行ってみたいお店の情報なんかを突っ込むノートブックです。オフの場所がだいたい東京なので、@Tokyoという名前にしています。

4_Sports

波乗り、バドミントン、ソフトボールなどをやっていますので、プレイの合間に読み返したいノートを突っ込んでいます。ライディングの際に気をつけたいこと、現在取り組んでいる課題のコツ、などですね。

5_NextBook

主にネットカフェに行ったときに、次に何の本・マンガを読むかを迷わないようにするためのノートブックです。新刊情報、読んだマンガの記録、読んでみたいと思っているマンガリスト、など。

110704_hama010

参考:新刊.net×Googleリーダー×Evernoteで楽に新刊チェックする方法

6_Closet

自分が今メインで着用している服・小物の写真を突っ込んでおくノートブックです。外出先で急に服が買いたくなったときに「あー俺って今どんな服持ってるんだっけ?」を解決するためのノートブックです。

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7_Person

主に「あーこの人の名前なんだっけ!」を解消するためのノートブックです。その人の特徴や、自分との関係などをひたすらメモしたノートを詰め込んでいます。忘れたくない人達のノートなんかも入ったりしてます。

02_Life

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000_Inbox

通常のインボックスです。仕事以外のノートは一旦ここに集まります。

000_Inbox(Web/e-mail)

自動作成ノート用のインボックスです。Webサービスやメール、アプリから作成されたノートはここに集まります。

000_Review

何度も見返したいノートを集めたノートブックです。毎朝必ずこの中に入っているノートを1つ見て、見るたびにタイムスタンプ([Alt]+[:])を打ちます。タイムスタンプを押すとノートの更新日が変化するので、更新日が古いノートから見ていけば、やがて全てのノートに目を通すことになります。

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010_—(Active)—

区切り線です。ここから下のノートブックは「着手中」を示すノートブックであることを表します。

011_Active

今手を付けているプライベートのタスク(ノート)がここに入っています。

012_Priority

優先的に手を付けているプライベートのタスクがここに入ります。締切りがあったり、人からの頼まれごと、などですね。

020_FeelGood

片付けると気持ちがいいプライベートのタスクを詰め込んでいます。やる気がでないときなどの景気付けに使います。主に掃除や片付けなどですね。

030_Waiting

返事待ちだったり、実行日が決まっているプライベートのタスクが入っています。

100_–(NonActive)–

区切り線です。ここから下のノートブックは「資料/未着手」を示すノートブックであることを示します。

101_Archive

処理済みのタスク、資料など、行動を起こす必要がないノートが入っています。このスタック内のノートが最終的に行き着くところですね。

111_Ticker

各種チェックリストや、テンプレートなど、何度も見返すノートを収納しています。

110704_hama014

112_Reference

現在手を付けているタスクの参考資料を入れています。しかし、Evernoteにノートリンク機能が実装されたので今後は不要になるかもしれません。

120_NextAction

「次にやる物理的行動」を決めているが「未着手」のタスクを収納しています。

130_Someday/Maybe

いつかやりたいこと、たぶんやること、を収納しています。

199_Junkbox

検索にひっかかるゴミ箱です。おそらくもう見返すことがないだろうなーというノートを突っ込んでいます。

200_—(Style)—

区切り線です。ここから下は「スタックにするほどでもないけれど思考モードがちょっと変化するノートブック」であることを示します。

210_Love

嫁にしてあげたいこと、嫁と行きたいところ、家族でやりたいこと、などを収納しています。@ika621さんの真似です。

参考:とんでもなく参考になりすぎるEvernote使用例 2 〜@ika621の全ノートブック〜

211_Yuka

最近生まれたばかりのうちの娘専用ノートです。将来このノートの中身を娘のEvernoteアカウントと共有しようと思っています。生まれた瞬間の動画、産声の音声ファイル、毎日の娘の写真、娘に関するライフログと私のコメントがたくさん詰まっています。おっと右下にエバーノートベビーが…

110704_hama015

エバーノートベビー誕生!!

220_Examination

TOEICだったり、大学入試だったり、いろんな試験に向けてのタスクを収納しているノートです。

300_GTD/Evernote

GTDとEvernoteの運用に関わるマイルールを収納しています。週次レビュー用のチェックリストなどもここに入っています。

03_Business

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000_Inbox(Biz)

仕事に関係するノートが着地するインボックスです。毎日必ず0にします。

000_Review(Biz)

仕事に関する何度も見返したいノートを収納しています。こちらも、毎朝必ずこの中に入っているノートを1つ見て、見るたびにタイムスタンプ([Alt]+[:])を打ちます。

110704_hama017

010_—(Active)—-

区切り線です。略。

011_Monday ~ 015_Friday

その日に必ず処理すべきタスクを収納します。その日に必ず見るべきノートを入れることもあります。1日の終りには必ず0にします。

020_Priority

優先的に手を付けるべきタスクを収納します。締切りが近かったり、人からの頼まれごと、などですね。ここはノート数を10未満とするマイルールを定めています。10以上あるようならスケジュールが破綻していますので、優先順位を見直します。

030_Wating-Reply

返事を待っているタスクを収納します。

031_Waiting-Time

実行の日を待っているタスクを収納します。(1週間以上先で、特定の日に処理することが決まっているタスクです。)

040_Delegate

人に依頼/任せているタスクを収納します。

050_Responsible

自分が責任を持っていること(管理者、当番、など)を収納します。

100_–(NonActive)—

区切り線です。略。

110_Archive

処理済みのタスク、資料など、行動を起こす必要がないノートが入っています。このスタック内のノートが最終的に行き着くところですね。

121_Ticker

各種チェックリストや、テンプレートなど、何度も見返すノートを収納しています。

122_Reference

現在手を付けているタスクの参考資料を入れています。

130_NextAction

「次にやる物理的行動」を決めているが「未着手」のタスクを収納しています。

140_Idea

新しい研究のネタを収納しています。週次レビューの際に見返して、追記したりしてます。

150_Someday/Maybe

仕事に関わるいつかやりたいこと、たぶんやること、を収納しています。

190_BusinessCard

名刺や連絡先を収納しています。Evernoteを本格的に使い始める前にいただいた名刺はまだ収まっていません…

200_Junkbox

検索にひっかかるゴミ箱です。おそらくもう見返すことがないだろうなーというノートを突っ込んでいます。

04_Blogger

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0_Seed

思いついたブログネタをとりあえず投げ込むところです。

1_Writing

現在執筆中の記事が収納されています。

2_Action

ブログに関するタスク、ブロガーとして行うタスクを収納しています。ブログデザインの小さな変更とかですね。

3_Reference

現在執筆中の記事の参考資料を収納しています。主にWebクリップです。

4_Image

日刊はまに貼り付けるにゃんこ画像を収納しています。たまにブログにも貼っちゃってます。

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5_Archive

投稿済みの記事や、投稿した記事のWebクリップを収納しています。Yahoo!PipesとBlogtrottrを使ってRSSから直接ぶっこんでます。

とんでもなく参考になりすぎるEvernote使用例 〜@knk_nのYahoo Pipesを使ったノート作成術〜

6_Share

今回寄稿させていただくにあたって、@OZPAさんとのやりとりに用いた共有ノートブックです。

05_Collection

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010_WebClip

Webクリップをひたすら詰め込んでいます。Webクリッパーから直接入れるか、GoogleリーダーからYahoo!PipesとBlogtrottrを経由してぶち込んでます。

011_Tweet

ふぁぼったツイートをひたすら詰め込んでいます。これもYahoo!PipesとBlogtrottrを使ってぶち込んでます。毎朝きのうふぁぼったツイートを見返し、特に気に入ったものはBOTに登録してつぶやかせています。

Surf_FishのBot (SFb73)

012_Image(Web)

Webで拾った画像をひたすら詰め込んでいます。これはTumblrからYahoo!PipesとBlogtrottrを経由してぶち込んでます。

猫の画像を浴びせるよ

050_Log

ライフログがひたすら収納されています。自分のツイートログ、買ったもののレシート、などが多いですね。

051_Image

デジカメやスマートフォン(Android)で撮影した写真を収納しています。スマートフォンで撮影した写真はアプリで自動的にアップロードされてきます。

052_ReadingMemo

ビジネス書などを読んだ際に作成した読書メモを収納しています。

070_Happy

見れば必ず幸せになれるノートブックです。落ち込んだときの最終兵器です。誰かからいただいたお褒めの言葉だったり、もらったプレゼントだったり、特にうれしかった思い出などを詰め込んでいます。これを見て元気にならなかったことはありません。

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06_Future

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In1-2years

今後1~2年間でやりたいことなどを収納しています。

In3-5years

今後3~5年間でやりたいことなどを収納しています。家族で沖縄旅行とか企んでます。

In6-10years

6~10年間でやりたいことなどを収納しています。自分が上司になったらこういう風に部下を指導したい、自分の子供との付き合い方、とかですね。

Life

死ぬまでにやりたいこと。人生の夢。そんな感じのことが詰まってます。「Someday/Maybe」は私の場合ほとんど書いて忘れるためのノートブックですが、こちらはもうちょっと壮大な視点の方です。

Evernoteを用いたタスク管理について

ご覧いただいたように、私のEvernoteはGTDベースのタスク管理に特化されています。しかし、実際にタスクを処理する際は「TaskChute」という@shigotano さんが開発されたタスク管理ツールを使用しており、Evernoteは補助的な役割です。例えるなら、Evernoteはマネージャーで、TaskChuteはプレイヤーといったところでしょうか。

まとめ 〜Evernoteでストレスフリー生活〜

Evernoteが自分のやるべきことを全て覚えてくれている状態というのはとても気持ちが良いものです。何をやるべきだったのか、どこまでやったのか、何をやったのか、自分は覚えていなくてもEvernoteが全て教えてくれます。

Evernoteを使ってストレスフリー生活を実践しているサラリーマンの一例でした。

この記事がみなさんの参考になれば幸いです。ではでは。

はまラボ

Twitter:@Surf_Fish


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