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2011/01/27

[図解]Evernoteビギナーにおくる超簡単な整理術!「3ノートブックシステム」の使い方

Evernoteと長く付き合う為に、まずは「お友達」から始めませんか?
今日はそんなエントリー。

最近、「Evernoteをどうやって整理したらいいのかわからない」と言うようなご意見をよく賜ります。
先日のDpubでも、Evernoteのノートブックについての話題で何名かの方と盛り上がりました。

Evernoteを使おうという人が増えた、裾野が広がっていることを実感し大変に嬉しいのですが、確かにノートブックの整理はEvernoteを始める上での壁となりがちなんですよね。

そこで、人に何か教えられるほど修めてはおりませんが、色々な方の意見も総合した上での「Evernote初心者の方にオススメ!のノートブックセットアップ術」を記しておきたいと思います。

なお、本日のエントリーはEvernoteをこれから使おうとしている方、またはアカウント取ってはみたものの整理がめんどくさそうで使っていない、と言う方向けのエントリーです。自分なりの整理法がすでに整っている方は参考程度にご覧いただければと思います。

作成するノートブックは3つだけ


PDFはこちら

上が今から説明する、Evernoteビギナー向けの整理術を表した図です。シンプルすぎて屁もでねえ。

見てお分かりのとおり使うノートブックは3つのみ。「3ノートブックシステム」とでも名付けることにしましょう。

さて。

これからEvernoteを使いこなそうと息巻いている方は、まだ「Evernoteにノートを作成する」と言う行為自体に慣れていないはず。
それなのに、無闇に最初からノートブックを作成するとどうなるか?
・・・大抵の人は息切れします。

ノート作成のたびにつきまとう「このノートはどこのノートブックに入れたらいいの?」というストレス。
たまりたまってEvernote嫌い!になってしまう。イヤンもったいない。

私が思うに、ノートブックなんてノート数が50〜100を越えたら増やせばいいんです。
ある程度ルールが自分の中で確立してきたら増やせばいいんです。たぶん。

「後々ノートを整理するより最初っから入れる引き出しを決めておいた方が良くない?」
この考えはごもっともなんですが、だいたいの人は嫌になっちゃうんです、毎回引き出しを探す作業が。

整理なんてあとからいくらでもできます。まずはEvernoteを使う習慣をクセづける。
これ大事。おつぱ、そう思うの。

110127note01

デフォルトノートブックをINBOXに

Evernoteにはデフォルトのノートブックがあります。ノートを作成した際に何も指定しなければ、全てこのデフォルトのノートブックに放り込まれるわけです。
そのノートブックの名前を「INBOX」としましょう。別に「受信箱」でも名前はなんでもおk。

この「3ノートブックシステム」での、基本ルールは2つ。

①ノートブックは指定しない。

Evernoteはノートを作成する際、ノートブックを指定することができます。

知ると知らぬじゃ大違いなEvernoteのTips 〜インプット・アウトプット編〜
メールでノート作成時、件名はそのままノートのタイトルになりますが、そのあとに「@○○(ノートブック名)」「#○○(タグ名)」を付けることでノートブックとタグの指定ができます。

ノートブック指定しながらノートを作成する方法


上記の他にもFastEverやTap2Everなど、ノートを作成する場所を指定できる入力支援アプリは多くあります。・・・が。

慣れないうちは「どこに入れるか」ではなく「どれだけEvernoteにノートを入れるか」に集中したほうがいいでしょう。
ハナから多くのノートブックを作成しゴチャゴチャ悩む前に、とにかくノートを増やす!
この方が楽しいです。ツラくないです。ほんで、ツラいことは続かない。@goryugo の受け売り。


Evernoteにノートを作ろう!

ノートブックいっぱいある!どこに入れよう!

毎回毎回めんどくせえ!

この負のスパイラルを断ち切るための3ノートブックシステムです。
まずは何も考えずバッカバカINBOXに入れちゃいましょう。入れられるのに入れないのはもったいないです。Evernoteの話です。

②INBOXはなるべく空にする。

様々な方法で「INBOX」にため込まれたノート。
ここから下二つのノートブックのどちらかに移動するわけなんですが、Evernoteを開いた際はなるべくINBOXを空にするよう心がけることです。

INBOXにモノがあふれていると処理が困難になりますし、最も恐れるべき事態は「今ちょっとINBOXにノートが溜まっちゃってるから新規ノート作成を控えよう」という考えが生まれてしまうこと。

Evernoteは無料アカウントで60MBの容量が月毎に用意されておりますが、たいていの人は使い切れずに終わってしまいます。特に使い始めはそうでしょう。

別に使い切らないのが悪いと言う事では無いのですが「整理するのがメンドイからノートを作らない」というのはMOTTAINAIの極み。今ノートを作らなければ、そのノートは一生作成されない事と思った方がいいでしょう。せっかく出会った情報ならEvernoteに突っ込むべき。どうせ容量余るんだから。

話が若干横道にそれましたが、そんな「めんどくささによる情報の流出」を防ぐためにも、INBOXはなるべく空にしましょう。

「すぐ見たい」ノートブック

このノートブックはあとで、または直近で使いそうなノートをINBOXから移動させる場所です。
具体的に言えば買い物メモ、待ち合わせ場所の地図、来週使用する会議資料…etc.

INBOXを空にする処理を行う際に、少しでも「あっこれいつかそのうち使うかも」と感じたらこのノートブックに移動。
そう思わなかったノートや、使用目的を果たしたノートを次の「アーカイブ」ノートブックに移動します。

「アーカイブ」ノートブック

要するに「保管庫」。もう見ないであろうノートや、すでに資料として役割を果たしたノートを格納しましょう。

え、「もう見ないノートなんてとっておいても無駄だからゴミ箱に捨てる」ですって?
それを捨てるだなんてとんでもない!

私は、余程のことでない限りEvernoteに一度入れたノートを削除することはしません。
どんなつまらないタスクの一片であろうと、二度と使うことはないであろうメモであろうと。

Evernoteに溜め込んだ情報っていうのは、過去の自分が少なからず興味を持ったこと。10年20年経ってからそのノートを見返して何か発見があるかもしれませんし、「この時にこんなことをしたのだな」と(・∀・)ニヤニヤすることもノートを捨てたら出来なくなっちゃいます。
ノートは捨てたらあかん。

あと、「Evernoteにノートが溜まっていく快感」を感じて欲しいんですよね。Evernoteの総ノート数が増えていくのを見るのって、結構気持ちのいいものなんです。溜まった方が気持ちいいんです。Evernoteの話です。

整理のことを考えすぎて「これはもう必要ないな」とノートを捨ててしまう方もいらっしゃるようですが、あとでいくらでも整理なんて出来るんです。ノートはとっておきましょう。

まとめ

と、言うわけでいかがでしょうか「3ノートブックシステム」。

まずはシンプルにEvernoteに触れていただくため思いついたものなのですが、「ノートが入ってくる場所(INBOX)」「使いそうなノートを置く場所(すぐ見たい)」「使用済みのノートを格納する場所(アーカイブ)」と言う3つの区画は、現在の私のEvernote運営において中核を成しているシステムです。
この方法になれてしまえば自然とEvernoteの整理はできてくるかと思います。

ただ当然、この3つの区切りでEvernoteを運用するのはどこかで限界が来るでしょう。それを感じたらはじめてノートブックを増やせばおk。

アーカイブにたまったノートを眺めて、「自分のEvernoteにはこういう種類のノートが溜まりやすいのか」という傾向性を見つけることができると思います。

そのうえで自分の興味ある「ジャンル」をノートブックにするも良いでしょうし、「保留」「あとで」など、状態でノートブックを作成してもいいでしょう。

ちなみに現在の私のノートブックは以下のような形になっておりますので、なんらかのご参考にどうぞ。

参考になりすぎるEvernote活用例4 –@OZPAのノートブック晒し– | goryugo, addicted to Evernote
ノートブックは大きく分けて4種類。
000〜INBOX
002〜009タスク管理・GTD
100〜500整理したノートブック置き場
999アーカイブ

(ほぼ)現在の私のノートブック


何度だって書きますが情報をEvernoteに突っ込む際には、意味とか、あとで使うかな?とかそういう事を考える前にとにかく習慣化してしまうことです。
そしてノートは捨てないこと。意味なんて後から付いてくるから。きっと。

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